Audyt firmy, choć czasami postrzegany jako obowiązek wynikający z zewnętrznych regulacji, przynosi organizacji znacznie więcej korzyści, co sprawia, że jest nieodłącznym elementem efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem.
Znaczenie audytu jest szczególnie widoczne w kontekście poprawy efektywności operacyjnej, zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz wzmocnienia ochrony przed różnego rodzaju ryzykiem, w tym finansowym.
Realizacja audytu pozwala na głębokie zrozumienie procesów wewnętrznych firmy, ujawniając obszary, które wymagają usprawnienia lub modyfikacji. W praktyce audyt firmy może pomóc zidentyfikować nieefektywne procedury, które zwiększają koszty operacyjne lub wydłużają czas realizacji zadań. Dodatkowo zweryfikuje, czy przedstawiane przez organizację informacje finansowe są rzetelne i prawdziwe, co ma kluczowe znaczenie dla inwestorów, wierzycieli oraz innych interesariuszy.
Oprócz poprawy efektywności operacyjnej i zapewnienia zgodności prawnej, audyty są również nieocenione w identyfikacji i zarządzaniu ryzykiem. Dzięki nim można wcześniej zauważyć potencjalne zagrożenia finansowe, operacyjne czy technologiczne i odpowiednio na nie zareagować, minimalizując możliwość wystąpienia szkód. Audyt pozwala także na ocenę, czy odpowiednie systemy kontroli i zarządzania ryzykiem są skutecznie wdrożone i funkcjonują zgodnie z oczekiwaniami.
Przygotowanie do audytu. Jakie kroki powinien podjąć zarząd?
Przygotowanie do audytu to etap, który wymaga odpowiedniego zaangażowania i przygotowania ze strony zarządu firmy. Jest to proces, który nie tylko ułatwia późniejszą pracę auditorów, ale także maksymalizuje korzyści płynące z audytu dla firmy.
Pierwszym krokiem, który zarząd powinien podjąć, jest zrozumienie celów i zakresu przyszłego audytu. Decyzja o rodzaju audytu powinna być uzależniona od specyficznych potrzeb i wymogów organizacji. Zarząd powinien ocenić, które obszary działalności firmy wymagają szczególnego nadzoru i kontroli. Może to być na przykład analiza systemów finansowych, procedur operacyjnych czy systemów IT. Na tym etapie istotne jest także określenie, czy audyt będzie przeprowadzony przez zewnętrzną firmę audytorską czy przez wewnętrzny zespół audytorów.
Kolejnym ważnym elementem jest zapewnienie, że wszyscy pracownicy są świadomi nadchodzącego audytu i rozumieją jego znaczenie. Komunikacja wewnętrzna jest tutaj kluczowa. Zarząd powinien przedstawić cel audytu oraz jakie korzyści przyniesie on organizacji. Ważne jest, aby pracownicy nie odbierali audytu jako groźby, ale jako część procesu doskonalenia firmy. Prawidłowa komunikacja pomoże zminimalizować ewentualny opór i zwiększy zaangażowanie personelu.
W kontekście praktycznych przygotowań, zarząd powinien zadbać o to, aby wszelkie potrzebne dokumenty i zasoby były łatwo dostępne dla zespołu audytowego. Obejmuje to zarówno dokumentację papierową, jak i elektroniczną. Wiele firm wykorzystuje specjalne oprogramowanie do zarządzania dokumentacją, co może znacznie ułatwić proces audytu. Zarząd powinien również upewnić się, że systemy IT są odpowiednio przygotowane i zabezpieczone, aby audytorzy mogli bez przeszkód uzyskać dostęp do potrzebnych danych.
Równie ważne jest przygotowanie logistyczne. Zarząd powinien zorganizować odpowiednie miejsce pracy dla zespołu audytowego, zapewniając dostęp do niezbędnych narzędzi i zasobów, takich jak przestrzeń biurowa, sprzęt komputerowy i dostęp do sieci. Warto także zadbać o to, aby kluczowi pracownicy byli dostępni w czasie audytu, aby mogli odpowiadać na pytania i wątpliwości zespołu audytorskiego.
Audyt efektywności z Inventity
Dzięki swojemu bogatemu doświadczeniu i zastosowaniu najlepszych praktyk branżowych, Inventity skutecznie wspiera firmy w identyfikacji obszarów do poprawy tak zwanych barier wzrostu, zapewniając szczegółowe i rzetelne analizy ich operacji i finansów. W ramach audytu efektywności Inventity przeprowadzi dwa badania ankietowe – Barier Wzrostu i Efektywności Organizacyjnej, przeanalizuje architekturę modelu biznesowego oraz finanse firmy.
Audyt Efektywności Organizacyjnej nie tylko identyfikuje Bariery Wzrostu, ale również dostarcza wartościowe rezultaty:
1. Raport z Barier Wzrostu:
- Lista zidentyfikowanych Barier Wzrostu według obszarów organizacyjnych.
- Diagnoza wczesnych ostrzeżeń o problemach w procesie rozwoju organizacyjnego.
- Sygnały konieczności przejścia do kolejnego etapu rozwoju organizacyjnego.
2. Wynik Badania Efektywności Organizacyjnej:
- Określenie stopnia strategicznego rozwoju w 6 Kluczowych Obszarach Wyników.
- Koncepcja Piramidy Rozwoju Organizacyjnego jako narzędzie do długofalowej oceny dojrzałości firmy.
- Zidentyfikowanie krytycznych czynników wpływających na efektywność zarządzania.
3. Porównanie wyników:
- Porównanie do 900 firm w Polsce i 30 tysięcy firm na świecie.
- Benchmark, który ukazuje miejsce firmy w polskim i globalnym kontekście.
4. Rekomendacje działań:
- Dedykowane dla kadry zarządzającej, eliminujące wykryte “bóle wzrostowe”.
Profesjonalne podejście, wysokie kompetencje zespołu oraz zaawansowane narzędzia audytowe pozwalają Inventity dostarczać usługi audytowe, które nie tylko spełniają, ale często przekraczają oczekiwania klientów, przyczyniając się do ich długoterminowego sukcesu i rozwoju. Zapraszamy do współpracy.