Trudno dziś znaleźć firmę, która w taki czy inny sposób nie byłaby zależna od technologii informatycznych. Poczta email, serwery, bazy danych, usługi chmurowe to w tej chwili codzienność i konieczność – nie da się bez nich prowadzić działalności biznesowej. W takich realiach ochrona przed różnymi cyfrowymi zagrożeniami umownymi hakerami staje się niezwykle ważna.
Niestety często daje się zauważyć, że małe i średnie przedsiębiorstwa nie zdają sobie sprawy z potencjalnych zagrożeń, które mogą zaszkodzić ich działalności. W części na pewno wynika to z mniejszych zasobów finansowych, które można przeznaczyć na zabezpieczenia, jednak w części przypadków chodzi też o brak świadomości lub lekceważenie zagrożeń. W tym artykule postaram się omówić aktualne trendy w cyberbezpieczeństwie oraz to, w jaki sposób można zabezpieczyć firmę przed zagrożeniami wykorzystując narzędzia dostępne w usługach Microsoft 365 Business Premium.
Znaczenie ochrony danych dla biznesu
Działania związanie z cyberbezpieczeństwem mają określony cel, a jest nim maksymalne zabezpieczenie zasobów firmy przed atakiem. Wbrew pozorom podstawowymi zasobem nie są pieniądze na koncie, a dane dotyczące klientów, pracowników, procesów, produktów, kontraktów itp. Ochrona tych danych jest kluczowa z wielu względów, ale zdaniem autora tego artykułu, najważniejsze z nich to:
- Utrzymanie zaufania klientów: klienci oczekują, że ich dane osobowe i biznesowe będą bezpieczne. Naruszenie poufności danych może prowadzić do utraty zaufania klientów i zagrożenia reputacji firmy jako wiarygodnego partnera biznesowego
- Spełnienie wymogów prawnych: firmy muszą przestrzegać regulacji prawnych dotyczących danych osobowych, takich jak RODO/GDPR. Brak dostosowania firmy do wymogów tych przepisów może pociągnąć za sobą wysokie kary finansowe
- Utrzymanie ciągłości działania: udany atak może doprowadzić do zablokowania systemów kluczowych do działania firmy i zablokowanie jej działalności. Większość firm jest sobie w stanie poradzić z przestojem trwającym jeden, dwa lub trzy dni, ale w sytuacji dłuższej blokady może być zagrożone istnienie firmy na rynku
- Uniknięcie niepotrzebnych strat finansowych: innym zagrożeniem wynikającym z udanego ataku może być kradzieży danych i szantaż związany z groźbą ich ujawnienia, przejęcie korespondencji email i nakłonienie do wykonania przelewu na nieprawidłowe dane lub konieczność wypłacenia kar umownych w przypadku wynikającego z ataku niewykonania zlecenia. W zależności od sytuacji finansowej firmy, takie straty mogą się okazać bardzo dotkliwe.
Dobre praktyki w ochronie danych
Jeżeli chcemy zacząć wprowadzać w firmie dobre praktyki związane z bezpieczeństwem, warto zacząć od tych, które nie są przesadnie skomplikowane, ale w krótkim czasie i stosunkowo niewielkim kosztem są w stanie znacznie podnieść poziom bezpieczeństwa organizacji. Bardziej zaawansowane i wymagające głębszego planowania rozwiązania wdraża się z reguły w drugiej kolejności, po zapewnieniu danym oraz użytkownikom podstawowego poziomu bezpieczeństwa.
Poniżej przykłady rozwiązań, od których zaleca się zacząć wdrażanie systemu cyberbezpieczeństwa w organizacji.
Szyfrowanie danych — jest ono kluczowym elementem zapewnienia bezpieczeństwa informacji zarówno w spoczynku, jak i w trakcie przesyłania. Poprzez zastosowanie algorytmów szyfrujących, dane są przekształcane do postaci nieczytelnej dla osób nieupoważnionych, co zapobiega nieautoryzowanemu dostępowi w przypadku przechwycenia transmisji. Szyfrowaniem powinny być objęte nie tylko dane przesyłane poprzez sieć, ale również dane przechowywane na dyskach twardych urządzeń użytkowników. Dzięki temu w przypadku utraty urządzenia, np. w przypadku kradzieży, nie będzie można w prosty sposób odczytać zawartości dysku twardego.
Kopie zapasowe — regularne tworzenie kopii zapasowych danych jest niezbędnym elementem strategii zapewnienia ciągłości działania firmy. Kopie zapasowe pozwalają na szybkie odtworzenie danych w przypadku awarii systemu, ataku ransomware lub przypadkowego usunięcia danych. Ważne jest, aby kopie zapasowe były przechowywane w innym miejscu niż dane pierwotne, aby zapobiec ich utracie w przypadku awarii sprzętu lub działania tzw. siły wyższej (pożar, powódź itp.).
Zarządzanie dostępem — wprowadzenie zasad dostępu jest kluczowym elementem kontrolowania, kto ma dostęp do wrażliwych danych w firmie. Poprzez zastosowanie mechanizmów autoryzacji, tylko upoważnione osoby mają możliwość uzyskania dostępu do określonych danych lub zasobów. Zasady dostępu mogą być wprowadzane na różnych poziomach, aby zapewnić właściwe zarządzanie uprawnieniami pracowników firmy.
Szkolenie pracowników — edukacja pracowników na temat najlepszych praktyk w zakresie ochrony danych i rozpoznawania zagrożeń jest zwykle niedoceniana, a jest niezwykle istotna dla zapewnienia skutecznej ochrony informacji w firmie. Pracownicy powinni przynajmniej raz w roku brać udział w szkoleniu na temat aktualnych zagrożeń, sposobów ich identyfikacji oraz postępowania w przypadku ich wystąpienia.
Technologie ochrony — wykorzystanie dostępnych technologii ochrony, takich jak oprogramowanie antywirusowe, firewalle lub zaawansowane uwierzytelnienie jest elementem niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa danych w firmie. Oprogramowanie antywirusowe chroni przed złośliwym oprogramowaniem, firewalle kontrolują ruch sieciowy, a wieloskładnikowe uwierzytelnienia zabezpiecza dostęp do danych wymagając przy logowaniu podania nie tylko hasła, ale również dodatkowego składnika np. kodu przesłanego za pomocą SMS. Kombinacja tych technologii pozwala stworzyć solidną obronę przed różnorodnymi zagrożeniami.
Budowa systemu cyberbezpieczeństwa w firmie to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów prawa, ale też fundament każdej organizacji. Skuteczna ochrona danych przekłada się na większą stabilność operacyjną oraz minimalizuje ryzyko finansowe i reputacyjne związane z potencjalnymi incydentami bezpieczeństwa. Dzięki temu firmy mogą planować inwestycje i długoterminowy rozwój.
Aktualne zagrożenia cyberbezpieczeństwa
Najbardziej rozpowszechnione zagrożenia to phishing, malware i socjotechnika.
Phishing polega na oszukiwaniu użytkowników w celu wyłudzenia poufnych informacji, takich jak hasła, numery kart kredytowych, czy dane osobowe. Atakujący zwykle podszywa się pod znaną i zaufaną firmę lub osobę, najczęściej za pomocą fałszywej wiadomości lub strony internetowe wyglądającej niemal identycznie jak prawdziwa.
Malware to ogólny termin określający wszelkiego rodzaju złośliwe oprogramowanie, które jest zaprojektowane w celu wywołania niepożądanych działań na komputerze, serwerze, w sieci lub urządzeniu mobilnym. Malware może służyć do przejęcia danych, zablokowania do nich dostępu przez zaszyfrowanie lub do szpiegowania działań użytkownika.
Pod pojęciem socjotechniki kryją się metody manipulowaniu ludźmi wykorzystywane przez przestępców w celu zwiększenia szansy powodzenia ataku. Uzupełnia ona ataki techniczne, opierając się na psychologicznych trikach wykorzystujących ludzką ufność, strach, ciekawość czy chęć pomocy. Wszystko w celu nakłonienia użytkownika do określonego zachowania: podania swoich danych osobowych, kliknięcia w złośliwy link mogący prowadzić do złośliwego oprogramowania, odwiedzin na stronie internetowej przypominającej stronę banku lub bramkę płatności i wpisania danych karty kredytowej.
Jednym z najbardziej znanych ataków w ostatnim czasie, była kampania podszywająca się pod serwis Netflix, łącząca phishing i socjotechnikę. W dużym skrócie atak polegał na wysyłaniu fałszywych e-maili, informujących o zawieszeniu konta z powodu problemów z płatnością. Wiadomość zawierała link do strony łudząco podobnej do prawdziwej strony serwisu na której użytkownik mógł podać swoje dane logowania oraz dane karty kredytowej aby odblokować swoje konto. Dane podane na stronie trafiały do przestępców którzy dzięki temu mogli dokonać kradzieży środków z karty której dane zostały podane.
Microsoft 365 Business Premium to zaawansowane środowisko pracy oparte o chmurę Microsoft, zaprojektowane z myślą o małych i średnich firmach, łączące aplikacje biurowe, usługi i przestrzeń dyskową w chmurze oraz zaawansowane funkcje zabezpieczeń. W skład Microsoft 365 Business Premium wchodzą popularne aplikacje takie jak Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, a także Teams, Exchange, OneDrive i SharePoint, umożliwiając wygodną i wielopłaszczyznową współpracę oraz komunikację w ramach organizacji.
Jednym z najważniejszych elementów Microsoft 365 Business Premium są zaawansowane funkcje zabezpieczeń, które pomagają chronić firmowe dane przed zagrożeniami. Dzięki centralnemu zarządzaniu wszystkimi elementami systemu bezpieczeństwa, można w wygodny sposób kontrolować stan bezpieczeństwa użytkowników, urządzeń oraz danych, a także zarządzać politykami bezpieczeństwa w organizacji.
Microsoft 365 Business Premium jest także narzędziem wspierającym ciągłość działania firmy poprzez regularne aktualizacje i możliwość tworzenie kopii zapasowych w chmurze. Dzięki temu, że dane są przechowywane w chmurze, pracownicy mogą mieć dostęp do swoich plików i aplikacji z dowolnego miejsca lub urządzenia, co zwiększa elastyczność i produktywność zespołów oraz wspiera małe i średnie firmy w bezpiecznym i efektywnym zarządzaniu ich działalnością.
Mechanizmów zabezpieczeń dostępnych w Microsoft 365 Business Premium jest bardzo dużo, a ich opis zdecydowanie wykracza poza ramy tego artykułu. Postaram się jednak krótko opisać najważniejsze z nich.
Entra ID (dawniej Azure Active Directory)
Usługa zarządzania tożsamościami i dostępem do usług w chmurze, będąca kluczowym elementem platformy Microsoft 365. Umożliwia bezpieczne logowanie, zarządzanie użytkownikami i ich uprawnieniami oraz kontrolowanie dostępu do aplikacji i zasobów. Dzięki wbudowanemu w ten system mechanizmowi Single Sign-On (SSO) użytkownik loguje się tylko raz, aby uzyskać dostęp do wszystkich aplikacji i usług w chmurze oraz lokalnych aplikacji zintegrowanych z Azure AD.
Tym samym SSO upraszcza proces logowania jednocześnie dając możliwość jednoczesnego zablokowania dostępu do wszystkich usług w razie potrzeby. Wieloskładnikowe uwierzytelnienie (MFA) dodaje dodatkową warstwę zabezpieczeń poprzez wymaganie od użytkowników podania dwóch lub więcej form uwierzytelniania, takich jak hasło oraz kod jednorazowy wysyłany na telefon. Zwiększa to znacząco lub biometryczne potwierdzenie tożsamości. MFA znacząco zwiększa bezpieczeństwo logowania i minimalizuje szanse na przejęcie dostępu do konta użytkownika przez nieuprawnioną osobę. Entra ID umożliwia również zarządzanie politykami dostępu, gdyż administratorzy mogą centralnie zarządzać dostępem do aplikacji, kontrolować uprawnienia i monitorować aktywność użytkowników.
Defender dla Office 365
Chroni przed phishingiem i malware poprzez zaawansowane mechanizmy wykrywania zagrożeń, analizujące treść wiadomości e-mail, załączniki oraz linki w celu identyfikacji potencjalnie niebezpiecznych elementów. Używa technologii uczenia maszynowego do wykrywania podejrzanych wzorców, a podejrzane treści są analizowane w izolowanym środowisku (tzw. sandbox). Defender for Office 365 wykorzystuje znane sygnatury złośliwego oprogramowania oraz filtry antyphishingowe. Ochrona i mechanizmy ochrony przed wyłudzaniem danych działają w czasie rzeczywistym.
Advanced Threat Protection
Zaawansowane narzędzia do monitorowania, wykrywania i reagowania na zagrożenia. ATP identyfikuje zagrożenia na wczesnym etapie, umożliwiając ich blokowanie przed osiągnięciem infrastruktury firmy. W skład tego narzędzia wchodzi analiza behawioralna, inteligentne wykrywanie zagrożeń oraz raportowanie. ATP może chronić przed ransomware poprzez analizę i blokowanie podejrzanych załączników lub linków, identyfikację nietypowych działań w systemie oraz automatyczne uruchamianie skryptów naprawczych. do identyfikacji i neutralizacji zagrożeń ATP wykorzystuje zaawansowane algorytmy wykrywania i uczenia maszynowego.
Microsoft Intune
Wszechstronna usługa zarządzania urządzeniami mobilnymi (MDM) i aplikacjami mobilnymi (MAM) używanymi przez pracowników. Intune umożliwia zdalną konfigurację urządzeń, dotyczącą np. ustawień systemowych, sieci Wi-Fi, VPN, kont e-mail i certyfikatów bezpieczeństwa. Administratorzy mogą zdalnie instalować, aktualizować i usuwać aplikacje na urządzeniach mobilnych i komputerach. Dzięki temu możliwe jest szybkie przygotowanie urządzeń do pracy lub ich dostosowanie do zmian w razie potrzeby. Intune monitoruje urządzenia pod kątem zgodności z politykami bezpieczeństwa firmy, daje możliwość tworzenie reguł dotyczących aktualizacji systemu, wymagań dotyczących hasła, szyfrowania danych i innych ustawień bezpieczeństwa.
W razie potrzeby można zablokować urządzenie nie spełniające wymagań bezpieczeństwa, wymusić reset do ustawień fabrycznych lub zdalnie wymazać dane w przypadku utraty urządzenia. Microsoft Intune współpracuje z usługami Defender for Endpoint i Entra ID, co umożliwia tworzenie kompleksowego środowiska zabezpieczeń.
Obejmuje narzędzia do klasyfikacji, etykietowania i ochrony danych. Klasyfikacja danych i etykiety poufności pozwalają organizacjom oznaczać dane zgodnie z ich poziomem wrażliwości. Automatyczne reguły i polityki mogą być stosowane do zabezpieczania danych, co zapobiega ich przypadkowe. Dzięki temu użytkownicy mogą kontrolować, kto ma dostęp do danych, jak mogą one być używane, oraz zapewniać ich integralność i poufność.
Wdrażanie strategii cyberbezpieczeństwa
Jeżeli zdecydujesz się na wdrożenie strategii zarządzania cyberbezpieczeństwem w swojej firmie, zacznij od analizy dogłębnej analizy potrzeb i możliwości. Jak każda inwestycja, wymaga to realnej oceny środków, możliwych do przeznaczenia na ten cel oraz zdolności firmy do absorpcji nowej technologii w codziennym funkcjonowaniu. Należy również pamiętać, że zarządzanie strategią cyberbezpieczeństwa to proces o ciągłym charakterze, ze względu na wciąż zmieniające się zagrożenia. Nie jest możliwe osiągniecie wysokiego poziomu bezpieczeństwa i utrzymanie do w dłuższym czasie, jeżeli nie będzie jednocześnie prowadzona ocena nowych ryzyk i dostosowanie posiadanych narzędzi do ich wykrywania i zwalczania.
Dla tych, którzy będą chcieli wdrożyć Microsoft 365 Business Premium kilka prostych rad:
- Zacznij od zidentyfikowanie kluczowych obszarów, które wymagają ochrony, np. poczta elektroniczna, dane w chmurze lub urządzenia mobilne, aby określić jakie elementy systemu musisz uruchomić w pierwszej kolejności.
- Wykonaj inwentaryzację istniejącej infrastruktury IT, tzn. wszystkich urządzeń, które będą miały pracować w nowym środowisku, ponieważ pominięcie jakiegoś elementu może stanowić istotną lukę bezpieczeństwa.
- Zweryfikuj możliwości integracji z istniejącą infrastrukturą IT: serwerów, wewnętrznych lub zewnętrznych systemów, stron internetowych, formularzy kontaktowych, narzędzie do email marketingu itp. Jeżeli okaże się, że w jakimś przypadku integracja będzie utrudniona, lepiej wiedzieć o tym wcześniej i podjąć odpowiednie działania.
- Przygotuj szczegółowy plan wdrożenia z jasno określonymi etapami i upewnij się, że jest on realistyczny, to znaczy przewiduje odpowiedni okres czasu na każde z działań. Postaraj się opracować także plan działania w przypadku problemów.
- Wyznacz zespół odpowiedzialny za wdrożenie systemu oraz przygotuj program pilotażowy w wybranych działach, aby przetestować system i zidentyfikować potencjalne problemy. Przeanalizuj wyniki testów i wykorzystaj je do wprowadzenia niezbędnych korekt w planie wdrożenia.
- Zapewnij właściwą komunikację do użytkowników końcowych na każdym etapie, który będzie mógł wpłynąć na wygodę ich pracy, dzięki temu zminimalizujesz obawy pracowników związane z wygodą pracy. Na etapie wdrożenia zapewnij również wsparcie techniczne, które pomoże użytkownikom rozwiązać ewentualne problemy.
Podsumowanie
W sytuacji gdy zagrożenia takie jak phishing, ransomware i malware są na porządku dziennym, kwestie cyberbezpieczeństwa powinny być kluczowe dla każdej organizacji. Proaktywne działania w zakresie ochrony danych i infrastruktury IT są niezbędne do minimalizacji ryzyka ataków, zapewnienia bezpieczeństwa informacji oraz uniknięcia strat finansowych i reputacyjnych. Odpowiednie środki ochrony może zapewnić właśnie Microsoft 365 Business Premium, dostarczając rozwiązania klasy korporacyjnej w cenie atrakcyjnej również dla małych i średnich firm. Połączenie doskonale znanych i rozbudowanych aplikacji, chmurowego środowiska pracy oraz gotowe do implementacji systemy bezpieczeństwa tworzy unikalny ekosystem o ogromnych możliwościach.
Autor: Przemysław Parol, specjalista do spraw usług chmurowych oraz cyberbezpieczeństwa w Teleaudyt Sp. z o.o. Realizuje dla klientów wdrożenia, konsultacje oraz szkolenia dotyczące Microsoft 365. Twórca szkoleń i trener z zakresu cyberbezpieczeństwa.
O firmie Teleaudyt
Teleaudyt sp. Z o. o. jest partnerem Microsoftu i specjalizuje się w wdrażaniu rozwiązań Microsoft Business Premium dla małych i średnich firm. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą korzystać z zaawansowanych funkcji zabezpieczeń i narzędzi pracy w chmurze, aby zwiększyć swoją wydajność i bezpieczeństwo. Więcej informacji na temat firmy Teleaudyt można znaleźć na ich stronie internetowej www.teleaudyt.pl.