Kiedy Twoja firma potrzebuje systemu ticketowego?

Prowadzisz w firmie dział specjalizujący się w rozwiązywaniu problemów technicznych związanych z produktami bądź usługami, które sprzedajesz? Aby proces ten przebiegał sprawnie, wymaga to przede wszystkim odpowiedniej organizacji pracy w przedsiębiorstwie oraz efektywnej komunikacji wewnętrznej. Istotne wsparcie w obu tych aspektach zapewni system ticketowy. Z artykułu dowiesz się, czym on jest oraz jakie są jego podstawowe funkcje. Poznasz także kluczowe symptomy świadczące o tym, że warto wdrożyć go w przedsiębiorstwie – sprawdź, czy Twoja firma go potrzebuje!

Do czego służy system ticketowy?

System ticketowy to oprogramowanie odpowiedzialne za centralizację procesów związanych z obsługą zgłoszeń. W ramach jednego narzędzia odbywa się ich rejestrowanie, przetwarzanie oraz rozwiązywanie. Postępy tego procesu można śledzić na bieżąco w czasie rzeczywistym. Dostęp do nich ma każdy, posiadający odpowiednie uprawnienia pracownik, który do tego w dowolnej chwili może aktualizować statusy. Co bardzo istotne, system ticketowy można wykorzystać zarówno do obsługi zgłoszeń od klientów, jak i wewnętrznych.

Podstawowy schemat działania systemu ticketowego

Nowoczesne systemy ticketowe są oprogramowaniem skalowalnym, co oznacza, że ich funkcjonalność można w pełnym zakresie dopasować do potrzeb firmy. Niemniej jednak schemat działania takiej platformy zawsze jest identyczny – obejmuje 3 podstawowe procesy.

1. Zarejestrowanie zgłoszenia – narzędzie monitorując wszystkie kanały komunikacji, rejestruje spływające z nich zgłoszenia, wprowadzając do bazy danych związane z nimi informacje i generując dla każdego unikalny numer.
2. Przypisane zgłoszenia – po zarejestrowaniu zgłoszenie może być automatycznie przydzielone konkretnemu pracownikowi, który posiada kompetencje oraz uprawnienia do jego rozwiązania.
3. Monitorowanie zgłoszenia – na tym etapie osoby pracujące nad rozwiązaniem danego zgłoszenia mogą na bieżąco sprawdzać jego status i w razie potrzeby aktualizować go oraz dodawać istotne komentarze.

Wdrożenie systemu ticketowego w firmie – jakie są korzyści?

Pierwszą i jednocześnie najważniejszą korzyścią jest usprawnienie komunikacji wewnętrznej w firmie. System ticketowy automatycznie rejestruje zgłoszenia napływające z różnych kanałów, co praktycznie eliminuje ryzyko, że jakiekolwiek zgłoszenie zostanie przeoczone. Dodatkowo przyspiesza on rozwiązywanie problemów, szczególnie gdy nad jednym zgłoszeniem pracuje więcej niż jedna osoba – zapewnia swobodną wymianę informacji.

Oprócz tego do kluczowych korzyści wynikających z wdrożenia systemu ticketowego należy zaliczyć:

• odciążenie pracowników działu BOK z obowiązku wykonywania powtarzalnych czynności (rejestrowanie zgłoszeń),
• podniesienie jakości obsługi klienta,
• gromadzenie danych dotyczących problemów pojawiających się podczas obsługi zgłoszeń, które można wykorzystać do wdrożenia zmian ograniczających ryzyko ich wystąpienia w przyszłości,
• zwiększenie efektywności i produktywności poprzez automatyzację procesów zarządzania zgłoszeniami,
• lepsze śledzenie i rozliczalność dzięki możliwości monitorowania statusu każdego zgłoszenia,
• poprawę satysfakcji klientów poprzez szybsze i bardziej skuteczne rozwiązywanie problemów,
• lepsze zarządzanie zasobami poprzez optymalne przydzielanie zadań odpowiednim pracownikom,
• ułatwienie współpracy między członkami zespołu dzięki centralizacji informacji i komunikacji,
• łatwiejsze priorytetyzowanie i kategoryzowanie zgłoszeń, co pomaga w efektywnym zarządzaniu obciążeniem pracy,
• dostęp do zaawansowanych analiz i raportów, umożliwiających podejmowanie decyzji opartych na danych,
• tworzenie bazy wiedzy na podstawie rozwiązanych zgłoszeń, co przyspiesza rozwiązywanie podobnych problemów w przyszłości,
• zapewnienie zgodności z przepisami i wymogami audytowymi poprzez dokładną dokumentację wszystkich działań.

Kiedy warto wdrożyć w firmie system ticketowy?

Platformy te są stosowane m.in. w firmach związanych z branżą energetyczną, finansową, turystyczną oraz produkcyjną. Powszechnie korzystają z nich również instytucje z sektora publicznego. O tym, że warto wdrożyć system ticketowy, może świadczyć m.in.:

• rosnąca liczba zapytań od klientów i wynikający z tego wydłużający się czas odpowiedzi na nie,
• narastający chaos w obsłudze zgłoszeń z powodu braku efektywnej komunikacji wewnętrznej,
• coraz częściej pojawiające się błędy w zakresie obsługi zgłoszeń.

Postaw na system ticketowy i usprawnij obsługę zgłoszeń od klientów!

Wdrożenie takiej platformy to inwestycja, która zwiększy możliwości rozwoju Twojej firmy. Dzięki niej będziesz przygotowany nawet na masowy napływ zgłoszeń w sytuacjach krytycznych, takich jak np. awaria uniemożliwiająca klientom korzystanie z usług. Z pomocą systemu ticketowego pracownicy będą sprawniej rozwiązywać zgłaszane problemy techniczne, co przełoży się na pozytywny wizerunek firmy i ułatwi utrzymywanie jej konkurencyjności na wysokim poziomie.

Więcej informacji znajdziesz bezpośrednio na stronie producenta oprogramowania pod adresem: https://pirios.com/contactis-ticketing-system/